PASSO 3: Coordenação e organização geral
O objetivo deste ponto é a criação da calendarização do projeto. Isto traduz-se na coordenação e no planeamento do calendário com todas as datas e horas das atividades necessárias para a execução do projeto — tais como reuniões, ensaios, apresentações — bem como as pessoas e equipas responsáveis, os orçamentos, as compras, os prazos e a gestão geral. É a produção que deve garantir que os objetivos e as datas são cumpridos, pelo que a organização deste ponto é muito importante para manter uma boa comunicação interna e eficiência do trabalho.
As competências mais específicas necessárias neste passo incluem:
Competências financeiras
Competências financeiras
Adaptação à mudança
Adaptação à mudança
Autonomia pessoal e iniciativa
Autonomia pessoal e iniciativa
Trabalho de equipa
Trabalho de equipa
Antecipação e resolução de problemas
Antecipação e resolução de problemas
Observações
Observações
Criação de um plano de produção
Para eventuais esclarecimentos sobre este passo, sugerimos a seguinte atividade:
Depende do número de pessoas na equipa de direção e de produção.
- Estabelecer uma organização geral para a definição de tarefas, atividades e timings do projeto
- Determinar os processos e os timings
Mínima de 60 minutos
- Computador
- Ligação à Internet
- Plataforma digital para a organização: Folha de cálculo do Excel, gráfico Gantt, etc.
- Plataforma de reunião com câmara: Meet, Zoom, WhatsApp, etc.
A equipa prepara o plano de produção. Pode utilizar uma plataforma organizacional à escolha para efeitos de registo de previsões e planos, bem como de organização, orientação e controlo.
Esta atividade pode ser realizada pelo/a produtor/a ou pelas pessoas encarregues pela produção, com a colaboração da gestão. Estas funções são importantes para liderar e gerir a estrutura geral do projeto e para que toda a equipa esteja a par das várias responsabilidades e prazos.
Para uma melhor organização, recomenda-se que o programa seja dividido em três etapas
Pré-produção: Atividades e passos a realizar antes dos ensaios:
- Team building e atribuição de funções
- Audições e casting
- Gestão do orçamento
- Processo de contratação ou acordo
- Ativação da plataforma selecionada
- Gestão de direitos de autor (se necessário)
Produção: Atividades geridas para facilitar a criação do trabalho e a apresentação da performance.
Exemplos:
- Reuniões da equipa de produção
- Reuniões com todos os membros
- Reuniões da equipa criativa
- Ensaios: Técnicos, criativos, gerais, progresso do trabalho — Ensaios abertos
- Registo fotográfico e audiovisual do processo
- Sistematização do processo
- Compra e gestão
- Implementação do design integral e do universo sonoro nos ensaios
- Ativação do sistema de pagamento
- Desenvolvimento do conteúdo e material para a imprensa destinado à disseminação e promoção do projeto
- Apresentação e performances
Pós-produção: Ações e tarefas a realizar após a performance. Este é um passo importante para garantir a sustentabilidade e a continuidade do projeto.
Exemplos:
- Avaliação do projeto
- Prestação de contas, justificação de despesas, pagamentos
- Preparação do dossier
- Avaliação e gestão da continuidade do projeto
Observação: É importante definir os itens do cronograma para ordenar a informação dentro de cada etapa.
- Nome da atividade
- Descrição com detalhes adicionais sobre a tarefa ou atividade
- Pessoa ou equipa responsável por liderar a atividade
- Tempo: Quanto mais específico, melhor: mês, semana, dia — algumas atividades são realizadas frequentemente e outras numa base ad hoc
Reveja os prazos como um mapa geral das ações a realizar. Algumas das perguntas que podem ajudar a avaliar a eficiência desta tarefa são:
A informação é clara? Todas as atividades deverão ser realizadas e há tempo suficiente para as realizar?
Considere sempre reservar uma margem no calendário para eventos imprevistos.
Modelo do gráfico Gantt: https://www.projectmanager.com/templates/gantt-chart-template
Plataforma para criar o cronograma do projeto: https://asana.com
Adicionalmente, uma parte importante do trabalho de produção está relacionada com a disponibilidade dos materiais necessários para a realização do trabalho, sejam eles digitais, ou não; os mais importantes estão detalhados abaixo.
