PASO 3: Coordinación y organización general
El objetivo de este punto es la creación del calendario del proyecto. Esto se traduce en la coordinación y planificación del calendario con todas las fechas y horarios de todas las actividades que son necesarias para la ejecución del proyecto, tales como: reuniones, ensayos, presentaciones, así como las personas y equipos responsables, presupuestos, compras, plazos y gestión general. Es la Producción quien debe velar por el cumplimiento de los objetivos y las fechas, por lo que el orden de este punto es muy importante para mantener una buena comunicación interna y la eficacia del trabajo.
Las competencias más específicas incluidas en este paso son:
Competencia financiera
Competencia financiera
Adaptación al cambio
Adaptación al cambio
Autonomía e iniciativa personal
Autonomía e iniciativa personal
Trabajo en equipo
Trabajo en equipo
Anticipación y resolución de problemas
Anticipación y resolución de problemas
Observación
Observación
Creación del programa de producción
Para aclarar este paso, se sugiere la siguiente actividad:
Según el número de personas en Producción y Dirección.
- Establecer una organización general para la definición de tareas, actividades y tiempos de ejecución del proyecto.
- Determinar los procesos y tiempos de las fases de producción de la obra digital.
Mínimo 60 minutos
- Ordenador
- Conexión a Internet
- Plataforma digital para la organización: Hoja de cálculo Excel, diagrama de Gantt, etc.
- Plataforma para reuniones con cámara: Meet, Zoom, Whatsapp, etc.
El equipo se prepara para el programa de producción. Puede utilizar la plataforma organizativa que elija para registrar la previsión, la planificación, la organización, la dirección y el control.
Esta actividad puede ser llevada a cabo por la productora o las responsables de producción, con la colaboración de la dirección. Estas funciones son importantes para que dirijan y gestionen la estructura general del proyecto y para que todo el equipo sea consciente de las diferentes responsabilidades y plazos.
Para una mejor organización, se recomienda dividir el programa en tres etapas.
Pre-producción: Actividades y pasos a seguir antes de los ensayos:
- Creación de equipos y distribución de funciones
- Convocatoria de casting
- Gestión del presupuesto
- Proceso de contratación o acuerdo
- Habilitar la plataforma seleccionada
- Gestión de los derechos de autor (si es necesario)
Producción: Actividades que se gestionan para facilitar la creación de la obra y la presentación del espectáculo.
Ejemplos:
- Reuniones del equipo de producción
- Reunión del equipo completo
- Reunión del equipo creativo
- Ensayos: Técnicos, creativos, generales, progreso de trabajo – ensayos abiertos.
- Registro fotográfico y audiovisual del proceso
- Sistematización del proceso
- Compras y gestión
- Aplicación del diseño integral y del universo sonoro en los ensayos
- Habilitar el sistema de pago
- Elaboración de contenidos y material de prensa para la difusión y promoción del proyecto
Postproducción: Acciones y tareas que se llevarán a cabo después de la actuación. Paso importante para dar sostenibilidad y continuidad al proyecto.
Ejemplos:
- Evaluación del proyecto
- Rendición, justificación de gastos, pagos
- Preparación del expediente
- Evaluación y gestión de la continuidad del proyecto
Observación: Es importante establecer los elementos del cronograma para ordenar la información dentro de cada etapa.
- Nombre de la actividad
- Descripción para dar más detalles de la tarea o actividad
- Persona o equipo responsable de dirigir la actividad
- Tiempo: Cuanto más específico sea, mejor: Mes, semana, día – Algunas actividades se realizan con frecuencia y otras de forma puntual
Revisa el cronograma como un mapa general de las acciones a realizar. Algunas preguntas que ayudan a evaluar la eficiencia de esta tarea podrían ser:
¿La información es clara, están todas las actividades a realizar y hay tiempos adecuados para llevarlas a cabo?
Considera un margen de tiempo en el calendario en caso de imprevistos.
Plantilla de diagrama de Gantt:
https://www.projectmanager.com/templates/gantt-chart-template
Plataforma para crear el cronograma del proyecto:
Asimismo, una parte importante del trabajo de producción está relacionada con el suministro de los materiales necesarios para la realización de la obra, ya sean digitales o no, los más esenciales de los cuales se detallan a continuación.
