PASO 3: Coordinaci贸n y organizaci贸n general
El objetivo de este punto es la creaci贸n del calendario del proyecto. Esto se traduce en la coordinaci贸n y planificaci贸n del calendario con todas las fechas y horarios de todas las actividades que son necesarias para la ejecuci贸n del proyecto, tales como: reuniones, ensayos, presentaciones, as铆 como las personas y equipos responsables, presupuestos, compras, plazos y gesti贸n general. Es la Producci贸n quien debe velar por el cumplimiento de los objetivos y las fechas, por lo que el orden de este punto es muy importante para mantener una buena comunicaci贸n interna y la eficacia del trabajo.
Las competencias m谩s espec铆ficas incluidas en este paso son:
Competencia financiera
Competencia financiera
Adaptaci贸n al cambio
Adaptaci贸n al cambio
Autonom铆a e iniciativa personal
Autonom铆a e iniciativa personal
Trabajo en equipo
Trabajo en equipo
Anticipaci贸n y resoluci贸n de problemas
Anticipaci贸n y resoluci贸n de problemas
Observaci贸n
Observaci贸n
Creaci贸n del programa de producci贸n
Para aclarar este paso, se sugiere la siguiente actividad:
Seg煤n el n煤mero de personas en Producci贸n y Direcci贸n.
- Establecer una organizaci贸n general para la definici贸n de tareas, actividades y tiempos de ejecuci贸n del proyecto.
- Determinar los procesos y tiempos de las fases de producci贸n de la obra digital.
M铆nimo 60 minutos
- Ordenador
- Conexi贸n a Internet
- Plataforma digital para la organizaci贸n: Hoja de c谩lculo Excel, diagrama de Gantt, etc.
- Plataforma para reuniones con c谩mara: Meet, Zoom, Whatsapp, etc.
El equipo se prepara para el programa de producci贸n. Puede utilizar la plataforma organizativa que elija para registrar la previsi贸n, la planificaci贸n, la organizaci贸n, la direcci贸n y el control.聽
Esta actividad puede ser llevada a cabo por la productora o las responsables de producci贸n, con la colaboraci贸n de la direcci贸n. Estas funciones son importantes para que dirijan y gestionen la estructura general del proyecto y para que todo el equipo sea consciente de las diferentes responsabilidades y plazos.
Para una mejor organizaci贸n, se recomienda dividir el programa en tres etapas.
Pre-producci贸n: Actividades y pasos a seguir antes de los ensayos:
- Creaci贸n de equipos y distribuci贸n de funciones
- Convocatoria de casting
- Gesti贸n del presupuesto
- Proceso de contrataci贸n o acuerdo
- Habilitar la plataforma seleccionada
- Gesti贸n de los derechos de autor (si es necesario)
Producci贸n: Actividades que se gestionan para facilitar la creaci贸n de la obra y la presentaci贸n del espect谩culo.
Ejemplos:
- Reuniones del equipo de producci贸n
- Reuni贸n del equipo completo
- Reuni贸n del equipo creativo
- Ensayos: T茅cnicos, creativos, generales, progreso de trabajo – ensayos abiertos.
- Registro fotogr谩fico y audiovisual del proceso
- Sistematizaci贸n del proceso
- Compras y gesti贸n
- Aplicaci贸n del dise帽o integral y del universo sonoro en los ensayos
- Habilitar el sistema de pago
- Elaboraci贸n de contenidos y material de prensa para la difusi贸n y promoci贸n del proyecto
Postproducci贸n: Acciones y tareas que se llevar谩n a cabo despu茅s de la actuaci贸n. Paso importante para dar sostenibilidad y continuidad al proyecto.
Ejemplos:
- Evaluaci贸n del proyecto
- Rendici贸n, justificaci贸n de gastos, pagos
- Preparaci贸n del expediente
- Evaluaci贸n y gesti贸n de la continuidad del proyecto
Observaci贸n: Es importante establecer los elementos del cronograma para ordenar la informaci贸n dentro de cada etapa.
- Nombre de la actividad
- Descripci贸n para dar m谩s detalles de la tarea o actividad
- Persona o equipo responsable de dirigir la actividad
- Tiempo: Cuanto m谩s espec铆fico sea, mejor: Mes, semana, d铆a – Algunas actividades se realizan con frecuencia y otras de forma puntual
Revisa el cronograma como un mapa general de las acciones a realizar. Algunas preguntas que ayudan a evaluar la eficiencia de esta tarea podr铆an ser:
驴La informaci贸n es clara, est谩n todas las actividades a realizar y hay tiempos adecuados para llevarlas a cabo?
Considera un margen de tiempo en el calendario en caso de imprevistos.
Plantilla de diagrama de Gantt:
https://www.projectmanager.com/templates/gantt-chart-template
Plataforma para crear el cronograma del proyecto:
Asimismo, una parte importante del trabajo de producci贸n est谩 relacionada con el suministro de los materiales necesarios para la realizaci贸n de la obra, ya sean digitales o no, los m谩s esenciales de los cuales se detallan a continuaci贸n.
