ΒΗΜΑ 3: Γενικός συντονισμός και οργάνωση
Στόχος αυτού του βήματος είναι η δημιουργία του χρονοδιαγράμματος του έργου. Αυτό μεταφράζεται σε συντονισμό και προγραμματισμό του ημερολογίου με τις ημερομηνίες και τις ώρες όλων των δραστηριοτήτων που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση του έργου, όπως: συναντήσεις, πρόβες, παρουσιάσεις, καθώς και τα άτομα και οι ομάδες που είναι υπεύθυνες, προϋπολογισμοί, αγορές, προθεσμίες και γενική διαχείριση. Η Παραγωγή είναι αυτή που πρέπει να διασφαλίσει την επίτευξη των στόχων και την τήρηση των ημερομηνιών. Επομένως, η τήρηση της σειράς σε αυτό το βήμα είναι πολύ σημαντική για τη διατήρηση της καλής εσωτερικής επικοινωνίας και της αποτελεσματικότητας της εργασίας.
Οι ειδικότερες ικανότητες που περιλαμβάνονται σε αυτό το βήμα είναι οι εξής:
Χρηματοοικονομικά
Χρηματοοικονομικά
Προσαρμογή στις αλλαγές
Προσαρμογή στις αλλαγές
Προσωπική αυτονομία και πρωτοβουλία
Προσωπική αυτονομία και πρωτοβουλία
Ομαδική εργασία
Ομαδική εργασία
Πρόβλεψη και επίλυση προβλημάτων
Πρόβλεψη και επίλυση προβλημάτων
Παρατήρηση
Παρατήρηση
Δημιουργία χρονοδιαγράμματος παραγωγής
Για να καταστεί σαφέστερο αυτό το βήμα, προτείνεται η ακόλουθη δραστηριότητα:
Εξαρτάται από τον αριθμό των ατόμων στην Παραγωγή και τη Σκηνοθεσία.
- Να προχωρήσετε σε μια γενική οργάνωση για τον καθορισμό των καθηκόντων, των δραστηριοτήτων και των χρόνων εκτέλεσης του έργου.
- Να καθορίσετε τις διαδικασίες και τους χρόνους των φάσεων παραγωγής του ψηφιακού έργου.
60 λεπτά το λιγότερο
- Η/Υ
- Σύνδεση στο Διαδίκτυο
- Ψηφιακή πλατφόρμα για την οργάνωση: Excel spreadsheet, Gantt chart, κλπ.
Η ομάδα προετοιμάζεται για το χρονοδιάγραμμα παραγωγής. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πλατφόρμα οργάνωσης της επιλογής σας για την καταγραφή της πρόβλεψης, του προγραμματισμού, της οργάνωσης, της διαχείρισης και του ελέγχου.
Η εν λόγω δραστηριότητα αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί από τον/την παραγωγό ή τους/τις υπεύθυνους/-ες της παραγωγής σε συνεργασία με τη διοίκηση. Αυτοί οι ρόλοι είναι σημαντικοί, προκειμένου να καθοδηγούν και να διαχειρίζονται τη συνολική δομή του έργου και να είναι ενήμερη όλη η ομάδα για τις διάφορες ευθύνες και χρονικές προθεσμίες.
Για την καλύτερη οργάνωση, συνιστάται η διαίρεση του προγράμματος σε τρία (3) επιμέρους στάδια:
Πριν την παραγωγή: Δραστηριότητες και βήματα που πρέπει να πραγματοποιηθούν πριν από τις πρόβες:
- Συγκρότηση ομάδας και διανομή ρόλων
- Πρόσκληση για κάστινγκ
- Διαχείριση του προϋπολογισμού
- Διαδικασία σύναψης συμβάσεων ή συμφωνιών
- Ενεργοποίηση της επιλεγμένης πλατφόρμας
- Διαχείριση πνευματικών δικαιωμάτων (εφόσον είναι απαραίτητο)
Παραγωγή: Δραστηριότητες που αποτελούν αντικείμενο διαχείρισης για τη διευκόλυνση της δημιουργίας του έργου και της παρουσίασης της παράστασης
Παραδείγματα:
- Συναντήσεις της ομάδας παραγωγής
- Συνάντηση ολόκληρης της ομάδας
- Συνάντηση της δημιουργικής ομάδας
- Πρόβες: Τεχνικές, δημιουργικές, γενικές, πρόοδος εργασίας – ανοιχτές πρόβες
- Φωτογραφική, οπτικοακουστική καταγραφή της διαδικασίας
- Συστηματοποίηση της διαδικασίας
- Αγορές και διαχείριση
- Εφαρμογή ολοκληρωμένου σχεδιασμού και ήχου στις πρόβες
- Ενεργοποίηση συστήματος πληρωμών
- Ανάπτυξη περιεχομένου και ενημερωτικού υλικού για τη διάδοση και προώθηση του έργου
- Παρουσιάσεις και παραστάσεις.
Μετά την παραγωγή: Ενέργειες και εργασίες που πρέπει να πραγματοποιηθούν μετά την παράσταση. Σημαντικό βήμα για να δοθεί βιωσιμότητα και συνέχεια στο έργο
Παραδείγματα:
- Αξιολόγηση του έργου
- Υποβολή προσφορών, αιτιολόγηση δαπανών, πληρωμές
- Προετοιμασία του φακέλου
- Αξιολόγηση και διαχείριση της συνέχειας του έργου
Παρατήρηση: Είναι σημαντικό να καθοριστούν τα στοιχεία του χρονοδιαγράμματος για να ταξινομηθούν οι πληροφορίες σε κάθε στάδιο.
- Τίτλος της δραστηριότητας
- Περιγραφή για να δώσετε περισσότερες λεπτομέρειες για το έργο ή τη δραστηριότητα
- Πρόσωπο ή ομάδα που είναι υπεύθυνο/-η για την καθοδήγηση της δραστηριότητας
- Χρόνος: Όσο πιο συγκεκριμένος είναι τόσο το καλύτερο: Μήνας, εβδομάδα, ημέρα – Ορισμένες δραστηριότητες διενεργούνται συχνά, ενώ άλλες κατά περίπτωση
Επανεξετάστε το χρονοδιάγραμμα ως έναν γενικό χάρτη των δράσεων που πρέπει να αναληφθούν. Ορισμένες ερωτήσεις που βοηθούν στην αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας αυτής της εργασίας θα μπορούσαν να είναι οι εξής:
Είναι σαφείς οι πληροφορίες; Πρέπει να πραγματοποιηθούν όλες οι δραστηριότητες; Υπάρχει επαρκής χρόνος για την πραγματοποίησή τους;
Εξετάστε ένα χρονικό περιθώριο στο χρονοδιάγραμμα σε περίπτωση απρόβλεπτων γεγονότων.
Πρότυπο γραφήματος Gantt:
https://www.projectmanager.com/templates/gantt-chart-template
Πλατφόρμα για τη δημιουργία χρονοδιαγράμματος του έργου:
Επιπλέον, ένα σημαντικό μέρος των εργασιών της Παραγωγής σχετίζεται με την παροχή των απαραίτητων υλικών, ψηφιακών ή μη, για την υλοποίηση του έργου, τα βασικότερα από τα οποία περιγράφονται αναλυτικά παρακάτω.
